Методичні рекомендації щодо документального оформлення фактів пошкодження (утрати) посівів (урожаю)
МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ
щодо організації документального оформлення фактів
пошкодження (утрати) посівів (урожаю) сільськогосподарських культур
У ході здійснення господарської діяльності, пов’язаної із вирощуванням сільськогосподарських культур, сільгоспвиробники стикаються з негативними факторами – пошкодженням (утратою) посівів (урожаю), які виникають періодично з різною інтенсивністю.
На теперішній час єдині нормативно визначені вимоги до документального оформлення таких фактів відсутні, водночас місцеві аграрії неодноразово звертались до Департаменту агропромислового розвитку Черкаської обласної державної адміністрації щодо надання відповідних роз’яснень.
Департаментом проведено вивчення наявних нормативних актів, отримано консультації фахівців, проаналізовано досвід організації таких робіт у минулі роки та відкриті джерела інформації, що дозволило сформувати методичні рекомендації загального характеру.
ПІДСТАВИ ПРОВЕДЕННЯ ОБСТЕЖЕННЯ
Підстава для проведення обстеження – подана на ім’я керівника сільськогосподарського підприємства (господарства) письмова інформація головного агронома (агронома) про результати огляду посівів та виявлений факт (-и) їх пошкодження (утрати) із пропозиціями про необхідність обстеження спеціально створеною комісією.
За відсутності фахівців - агрономів – обстеження призначається за особистим рішенням керівника.
ПОРЯДОК ПРИЗНАЧЕННЯ ОБСТЕЖЕННЯ ТА СТВОРЕННЯ КОМІСІЇ
Створення комісії та обстеження посівів призначається та здійснюється на підставі наказу (розпорядження) керівника підприємства.
У наказі зазначається персональний склад комісії, поля (площа), на яких має бути проведено обстеження, їх місце розташування (у прив’язці до адміністративних меж певного населеного пункту). Бажано – строки проведення обстеження, складання акту та подання його на затвердження керівнику господарства.
Зміст доручення для комісії: провести обстеження, зафіксувати факт загибелі (пошкодження) площ посівів (урожаю), оцінити розмір нанесеної шкоди внаслідок погодних явищ (інших непередбачуваних явищ природного походження), внести пропозиції щодо вживання заходів, спрямованих на усунення наслідків негоди, зокрема про ухвалення рішення щодо списання посівів (урожаю).
До складу такої комісії можуть входити працівники сільгосппідприємства (агроном, (головний) бухгалтер, бригадир) і представники інших організацій, зокрема страхової компанії (якщо посіви були застраховані), cільради, на території якої знаходяться відповідні землі тощо.
Також до складу комісії рекомендовано включити:
землевпорядника відповідної сільської ради або сільської об’єднаної територіальної громади, який засвідчить відповідність представлених для обстеження земельних ділянок, їх площ даним Державного земельного кадастру та правовстановлюючих документів на них;
представників наукових установ (організацій), які мають спеціалізацію у сфері рослинництва, що дозволить отримати фахову оцінку факту втрати, причин та можливих рекомендацій щодо подальших дій.
Залучення до складу комісії представників інших організацій, науковців, органів місцевого самоврядування (державної влади) рекомендується здійснювати за їх попередньою згодою.
ОФОРМЛЕННЯ РЕЗУЛЬТАТІВ
Результати роботи комісії оформлюють актом обстеження (довільної форми), який складається не менше ніж у 2-х примірниках.
Підписують акт (кожний примірник) – голова та всі члени комісії. Затверджує акт (кожний примірник) – керівник підприємства (або уповноважена на це особа), яким було призначено обстеження.
За результатами роботи комісія робить висновки та / або надає рекомендації.
Як приклад: при незначних пошкодженнях посівів або невеликій площі пошкодження – рекомендувати продовжити їх вирощувати для отримання врожаю; при загибелі більшої частини посівів і неможливості чи економічній недоцільності їх подальшого вирощування – поле під загиблими посівами переорати та залишити під парами (на полі у поточному сезоні нічого не висівати) або висіяти нову культуру.
Слід звернути увагу:
1. Акт обстеження встановлює конкретні події і в подальшому всі зафіксовані в такому акті відомості (такі як розмір площі посівів (урожаю), які постраждали внаслідок негоди, ступінь пошкодження посіву, а також ухвалені рішення щодо подальшої їх долі) можуть слугувати підставою для формування похідних бухгалтерських документів підприємства.
Реквізити акту мають відповідати мінімальним вимогам до первинки, у розумінні Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (стаття 9) та Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку (пункт 2.4), затверджене наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88 (зареєстрований Мінюстом України 05 червня 1995 року за № 168/704):
зокрема – найменування підприємства, установи, від імені яких складений документ, назва документа (форми), дата складання, зміст заходів, одиниці виміру (у натуральному та/або вартісному виразі), посади і прізвища осіб, особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь.
2. Одночасно зі складанням акту слід отримати довідку з регіональної структури Державної Гідрометеорологічної служби України про несприятливі погодні умови (якщо пошкодження / втрата стались саме під впливом таких умов).,
Викладені вище рекомендації мають загальний характер, не є вичерпними та не мають сили нормативно-правового акту.
Департамент агропромислового розвитку
Черкаської обласної державної адміністрації
2020 рік
