Про затвердження Регламенту роботи відділу «Центр надання адміністративних послуг» Ротмістрівської сільської ради
Проект
РОТМІСТРІВСЬКА СІЛЬСЬКА РАДА
Р І Ш Е Н Н Я
2019 № /VII
Про затвердження Регламенту роботи
відділу «Центр надання адміністративних
послуг» Ротмістрівської сільської ради
Відповідно до пункту 6 статті 26 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», Законів України «Про адміністративні послуги», «Про дозвільну систему в сфері господарської діяльності, з урахуванням Примірного регламенту центру надання адміністративних послуг, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 01.08.2013 р. № 588 (зі змінами), рішенням Ротмістрівської сільської ради від 08.11.2017 №5-1/VII «Про створення Центру надання адміністративних послуг Ротмістрівської сільської ради, та з метою покращення якості надання адміністративних послуг сільська рада ВИРІШИЛА:
1. Затвердити Регламент роботи відділу «Центр надання адміністративних послуг» Ротмістрівської сільської ради згідно з додатком до цього рішення.
2. Виконавчому комітету сільської ради, на який покладено повноваження щодо розробки регуляторних актів:
2.1. Відповідно до вимог Закону України “Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності” та Методики відстеження результативності регуляторного акта, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 11.03.2004 р. №308 ( зі змінами), здійснювати відстеження результативності цього рішення, за результатами якого надавати сільському голові для підпису відповідні звіти про відстеження результативності регуляторного акта.
2.2. Здійснювати інші необхідні заходи на виконання цього рішення.
3. Контроль за виконанням рішення покласти на постійну комісію з питань регламенту, депутатської етики, забезпечення законності, запобігання корупції, з питань освіти, культури, молоді, спорту, охорони здоров’я та соціального захисту населення.
Сільський голова В. ХОВАЙБА
Додаток
до рішення сільської ради
від ___________ № _______
РЕГЛАМЕНТ
роботи відділу «Центр надання адміністративних послуг»
Ротмістрівської сільської ради
- Загальні положення
1.1. Регламент роботи відділу «Центр надання адміністративних послуг» Ротмістрівської сільської ради (далі - Регламент) розроблено відповідно до Закону України «Про адміністративні послуги», з урахуванням Примірного регламенту центру надання адміністративних послуг, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 01 серпня 2013 р. № 588 (з наступними змінами).
Цей Регламент визначає порядок організації роботи відділу «Центр надання адміністративних послуг» Ротмістрівської сільської ради (далі - відділ ЦНАП), порядок дій адміністраторів відділу ЦНАП та їх взаємодії із суб'єктами надання адміністративних послуг.
1.2. У цьому Регламенті терміни вживаються у значенні, наведеному в Законі України “Про адміністративні послуги”.
1.3. Регламент є нормативним актом, розробленим на основі чинного законодавства України з врахуванням Регламенту роботи виконавчих органів Ротмістрівської сільської ради, який визначає засади діяльності та взаємодії органів влади, які надають адміністративні послуги, організації документообігу та порядку здійснення моніторингу за належністю надання адміністративних послуг за принципом організаційної єдності.
1.4. Затвердження та внесення змін до Регламенту здійснюється рішенням сільської ради.
1.5. Дотримання положень Регламенту є обов'язковим для всіх працівників відділу ЦНАП, а також для суб’єктів надання адміністративних послуг в частині надання відповідних послуг через відділ ЦНАП.
1.6. Надання адміністративних послуг у відділі ЦНАП здійснюється з дотриманням таких принципів:
верховенства права, у тому числі законності та юридичної визначеності;
стабільності;
рівності перед законом;
відкритості та прозорості;
оперативності та своєчасності;
доступності інформації про надання адміністративних послуг;
захищеності персональних даних;
раціональної мінімізації кількості документів та процедурних дій, що вимагаються для отримання адміністративних послуг;
неупередженості та справедливості;
доступності та зручності для суб’єктів звернення.
1.7. Відділ ЦНАП у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, актами центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, положенням про відділ ЦНАП та Регламентом роботи відділу ЦНАП.
1.8. Подання вхідного пакету документів на отримання адміністративної послуги, яка надається через відділ ЦНАП, та передача вихідного пакету документів суб’єкту звернення здійснюється виключно в відділі ЦНАП, в тому числі на віддалених місцях для роботи адміністраторів (в разі їх утворення).
2.Вимоги до приміщення, в якому розміщується відділ ЦНАП
2.1. Відділ ЦНАП розміщується в центральній частині села або іншому зручному для суб’єктів звернення місці з розвинутою транспортною інфраструктурою.
На вході до приміщення (будівлю) розміщуються вивіска з найменуванням відділу ЦНАП та табличка з інформацією про його місцезнаходження, графік роботи тощо.
Графік роботи відділу ЦНАП, віддалених місць для роботи адміністраторів відділу ЦНАП (в разі їх утворення) затверджується рішенням сільської ради, з урахуванням вимог Закону України “Про адміністративні послуги”.
Вхід до відділу ЦНАП повинен бути облаштований пандусами для осіб з обмеженими фізичними можливостями та у разі потреби зручними сходами з поручнями.
У приміщенні відділу ЦНАП облаштовується туалетна кімната з урахуванням потреб для осіб з обмеженими фізичними можливостями.
На прилеглій до відділу ЦНАП території передбачається місце для безоплатної стоянки автомобільного транспорту суб’єктів звернення.
2.2. Приміщення відділу ЦНАП поділяється на відкриту та закриту частини.
2.2.1. У відкритій частині здійснюється прийом, консультування, інформування та обслуговування суб’єктів звернення працівниками відділу ЦНАП. Суб’єкти звернення мають безперешкодний доступ до такої частини відділу ЦНАП.
Відкрита частина включає місце (місця) для: очікування, інформування , прийому та обслуговування суб’єктів звернення.
Відкрита частина розміщується на першому або другому поверсі будівлі.
2.2.2. Закрита частина призначена виключно для опрацювання документів, пошти, надання консультацій та здійснення попереднього запису суб’єктів звернення на прийом до адміністраторів за допомогою засобів телекомунікації (телефону, електронної пошти, інших засобів зв’язку), а також збереження документів, справ, журналів обліку/реєстрації (розміщення архіву).
Вхід до закритої частини відділу ЦНАП суб’єктам звернення забороняється.
Закрита частина може розміщуватися на інших поверхах, ніж відкрита частина.
2.3. У відділі ЦНАП створюється сектор інформування (рецепція) або визначається працівник (працівники) відповідальні за перший контакт з суб’єктами звернення, їх загальне інформування та консультування з питань роботи відділу ЦНАП.
2.4. У відділі ЦНАП для інформування суб’єктів звернення та очікування забезпечується: розміщення інформаційних стендів, а також, у разі можливості - інформаційні термінали в зручному для перегляду місці, що містять актуальну, вичерпну інформацію, необхідну для одержання адміністративних послуг; облаштування місцями для очікування, а також столами, стільцями та канцелярськими товарами для заповнення суб’єктами звернення необхідних документів.
2.5. Для висловлення суб’єктами звернень зауважень і пропозицій щодо якості надання адміністративних послуг відділ ЦНАП облаштовується відповідною скринькою та книгою відгуків і пропозицій, яка розміщується на видному та у доступному місці.
2.6. Робочі місця адміністраторів для прийому суб’єктів повинні бути облаштовані за принципом відкритості і мати інформаційну табличку із зазначенням номера такого місця. Додатково розміщується інформація про прізвище, ім’я, по батькові та посаду працівника.
2.7. Відкрита частина приміщення відділу ЦНАП повинна бути достатньою для забезпечення зручних та комфортних умов для прийому суб’єктів звернення і роботи адміністраторів відділу ЦНАП і її площа повинна становити не менше 50 кв. м.
2.8. На інформаційних стендах та інформаційних терміналах (у разі їх наявності) розміщується інформація, зокрема, про:
назва відділу ЦНАП, його місцезнаходження та місцезнаходження його віддалених місць для роботи адміністраторів відділу ЦНАП (в разі їх утворення), номери телефонів для довідок, факсу, адресу веб-сайту, електронної пошти;
графік роботи відділу ЦНАП, віддалених місць для роботи адміністраторів відділу ЦНАП (в разі їх утворення) (прийомні дні та години, вихідні дні);
перелік адміністративних послуг, які надаються через відділ ЦНАП, віддалені місця для роботи адміністраторів відділу ЦНАП (в разі їх утворення), та відповідні інформаційні картки адміністративних послуг;
строки надання адміністративних послуг;
бланки заяв та інших документів, необхідних для звернення за отриманням адміністративних послуг, а також зразки їх заповнення;
платіжні реквізити для оплати платних адміністративних послуг;
супутні послуги, які надаються в приміщенні відділу ЦНАП;
прізвище, ім’я, по батькові керівника відділу ЦНАП, контактні телефони, адресу електронної пошти;
користування інформаційними терміналами (у разі їх наявності);
користування автоматизованою системою керування чергою (у разі її наявності);
Регламент роботи відділу ЦНАП.
2.9. Перелік адміністративних послуг, які надаються через відділ ЦНАП, віддалені місця для роботи адміністраторів відділу ЦНАП (в разі їх утворення), повинен розміщуватися у доступному та зручному для суб’єктів звернення місці, у тому числі на інформаційному терміналі (у разі його наявності). Адміністративні послуги в переліку групуються за моделлю життєвих ситуацій суб’єктів звернення та/або сферами правовідносин (законодавства), та/або суб’єктами надання адміністративних послуг.
2.10. Бланки заяв, необхідні для замовлення адміністративних послуг, розміщуються на столах або стелажах із вільним доступом до них суб’єктів звернення.
2.11. Особам з обмеженими фізичними можливостями забезпечується вільний доступ до інформації, зазначеної в цьому розділі, шляхом розміщення буклетів, інформаційних листів на стендах, інших необхідних матеріалів.
У разі можливості на інформаційному терміналі (у разі його наявності) розміщується голосова інформація та відеоінформація, а також здійснюється інформування іншими способами, які є зручними для осіб з обмеженими фізичними можливостями.
2.12. У приміщенні відділу ЦНАП на основі узгоджених рішень із суб’єктами надання адміністративних послуг консультації можуть надаватися безпосередньо представниками суб’єктів надання адміністративних послуг.
3. Інформаційна та технологічна картки адміністративних послуг
3.1. Інформація для суб’єкта звернення щодо надання адміністративних послуг подається в інформаційних картках адміністративних послуг, а порядок розгляду і вирішення справ щодо надання конкретних адміністративних послуг - у технологічних картках.
3.2. Інформаційні і технологічні картки адміністративних послуг розробляються суб’єктами надання адміністративних послуг на кожну адміністративну послугу та затверджуються відповідно до Закону України «Про адміністративні послуги» та вимог до підготовки технологічної картки адміністративної послуги, що затверджені Кабінетом Міністрів України, а також інших нормативно-правових актів, які регламентують надання адміністративних послуг.
3.3. Керівник відділу ЦНАП має право вносити суб’єктові надання адміністративної послуги пропозиції щодо необхідності внесення змін до затверджених інформаційних та технологічних карток адміністративних послуг.
3.4. У разі внесення змін до законодавства щодо надання адміністративної послуги суб’єкт її надання своєчасно інформує про це орган, що утворив відділ ЦНАП, а також керівника відділу ЦНАП, готує пропозиції щодо внесення змін до переліку послуг, які надаються через відділ ЦНАП, інформаційних та/або технологічних карток адміністративних послуг згідно із законодавством.
4. Інформування суб’єктів звернення
4.1. У відділі ЦНАП може утворюватися інформаційний підрозділ (відділ, сектор) або визначатися посадова особа для надання допомоги суб’єктам звернення, їх консультування із загальних питань організації роботи відділу ЦНАП та порядку прийому.
4.2. У інформаційному підрозділі відділу ЦНАП або у посадової особи (адміністратора) суб’єкти звернення можуть отримати:
- інформацію щодо діяльності відділу ЦНАП і адміністративних послуг;
- загальну консультацію щодо конкретної адміністративної послуги;
- допомогу у користуванні системою регулювання черги та інформаційними терміналами (у разі їх наявності);
- консультацію щодо порядку внесення плати (адміністративного збору) за надання платних адміністративних послуг;
- інформацію щодо рахунків і банківських реквізитів для сплати адміністративного збору;
- вихідний пакет документів – результат послуги (якщо для цього не визначено інший порядок);
- іншу допомогу, яка пов'язана із наданням адміністративних послуг у відділі ЦНАП.
4.3. Орган, що утворив відділ ЦНАП, створює та забезпечує роботу веб-сайту відділу ЦНАП або окремого розділу на веб-сайті органу, що утворив відділ ЦНАП, де розміщується інформація, зазначена у пункті 2.8 цього регламенту, а також відомості про місце розташування відділу ЦНАП (його територіальних підрозділів, віддалених місць для роботи адміністраторів відділу ЦНАП (в разі їх утворення), найближчі зупинки громадського транспорту, інша корисна для суб’єктів звернення інформація.
4.4. Інформація, яка розміщується в приміщенні відділу ЦНАП (в тому числі на інформаційних терміналах), у разі їх наявності, та на веб-сайті, повинна бути актуальною і вичерпною.
Інформація на веб-сайті відділу ЦНАП має бути зручною для пошуку та копіювання.
4.5. Суб’єктам звернення, які звернулися до відділу ЦНАП з використанням засобів телекомунікаційного зв’язку (телефону, електронної пошти, інших засобів зв’язку), забезпечується можливість отримання інформації про надання адміністративних послуг у спосіб, аналогічний способу звернення.
4.6. Для виконання функцій в інформаційному підрозділі або консультантом можуть залучатися волонтери та стажери і практиканти, обов'язки яких визначаються керівником відділу ЦНАП.
5. Керування чергою у відділі ЦНАП
5.1. З метою забезпечення зручності та оперативності обслуговування суб’єктів звернення у відділі ЦНАП вживаються заходи для запобігання утворенню черги, а у разі її утворення - для керування чергою.
5.2. У разі запровадження автоматизованої системи керування чергою суб’єкт звернення для прийому адміністратором відділу ЦНАП реєструється за допомогою терміналу в такій системі, отримує відповідний номер у черзі та очікує на прийом. Автоматизована система керування чергою може передбачати персоніфіковану реєстрацію суб’єкта звернення (із зазначенням його прізвища та імені).
5.3. У відділі ЦНАП може здійснюватися попередній запис суб’єктів звернень на прийом до адміністратора на певну визначену дату (день) та час, відповідно до правил, встановлених керівником відділу ЦНАП. Попередній запис може здійснюватися шляхом особистого або телефонного звернення до відділу ЦНАП та/або шляхом електронної реєстрації на веб-сайті відділу ЦНАП.
Прийом суб’єктів звернень, які зареєструвались за допомогою попереднього запису, здійснюється у визначені години.
У разі запізнення суб’єкта звернення на прийом за попереднім записом більш ніж на 5 хвилин попередній запис анулюється. У цьому випадку суб’єкт звернення може подати документи в загальному порядку або записатися на певну дату та час повторно.
5.4. У відділі ЦНАП можуть використовуватись інші інструменти керування чергою, які гарантують дотримання принципу рівності суб’єктів звернень.
6. Прийом вхідного пакету документів
6.1. Прийняття від суб’єкта звернення заяви та інших документів, необхідних для надання адміністративної послуги (далі - вхідний пакет документів), та повернення документів з результатом надання адміністративної послуги (далі - вихідний пакет документів) здійснюється виключно в відділі ЦНАП та у віддалених місцях для роботи адміністраторів відділу ЦНАП (в разі їх утворення).
Прийняття заяв для отримання адміністративних послуг від фізичних осіб, у тому числі фізичних осіб - підприємців, здійснюється незалежно від реєстрації їх місця проживання, крім випадків, передбачених законом.
Заяви від юридичних осіб приймаються за місцезнаходженням таких осіб або у випадках, передбачених законом, за місцем провадження діяльності або місцезнаходженням відповідних об’єктів, якщо інше не встановлено законом.
6.2. Прийняття від суб’єктів господарювання заяви про видачу документів дозвільного характеру та документів, що додаються до неї, декларації відповідності матеріально-технічної бази вимогам законодавства, видача (переоформлення, анулювання) документів дозвільного характеру, які оформлені дозвільними органами, та зареєстрованих декларацій здійснюються відповідно до Закону України “Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності”.
6.3. Суб’єкт звернення має право подати вхідний пакет документів у відділі ЦНАП, віддаленому місці для роботи адміністратора відділу ЦНАП (в разі їх утворення) особисто, через представника (законного представника), надіслати його поштою (рекомендованим листом з описом вкладення) або у випадках, передбачених законом, за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку.
Заява для отримання адміністративної послуги в електронній формі подається через Єдиний державний портал адміністративних послуг, у тому числі через інтегровані з ним інформаційні системи державних органів та органів місцевого самоврядування.
6.4. У разі коли вхідний пакет документів подається представником (законним представником) суб’єкта звернення, пред’являються документи, що посвідчують особу представника та засвідчують його повноваження.
6.5. Адміністратор відділу ЦНАП перевіряє відповідність вхідного пакета документів інформаційній картці адміністративної послуги, у разі потреби надає допомогу суб’єктові звернення в заповненні бланка заяви. У разі коли суб’єкт звернення припустився неточностей або помилки під час заповнення бланка заяви, адміністратор повідомляє суб’єктові звернення про відповідні недоліки та надає необхідну допомогу в їх усуненні.
6.6. Адміністратор відділу ЦНАП складає опис вхідного пакета документів, у якому зазначаються інформація про заяву та перелік документів, поданих суб’єктом звернення до неї, у двох примірниках.
6.7. Суб’єктові звернення надається примірник опису вхідного пакета документів за підписом і з проставленням печатки (штампа) відповідного адміністратора відділу ЦНАП, а також відмітки про дату та час його складення. Другий примірник опису вхідного пакета документів зберігається в матеріалах справи, а у разі здійснення в відділі ЦНАП електронного документообігу - в електронній формі.
